Wil je graag een evenement organiseren en ben je benieuwd naar de kosten? Dan zijn er natuurlijk meerdere factoren waar je rekening mee moet houden. In dit artikel vertellen we je graag meer over de kosten.

Kosten evenement organiseren: waar moet je op letten?

Als je een festival wilt organiseren ben je misschien direct al geneigd om het festival helemaal uit te werken. Dat is echter een beginnersfout die vaak gemaakt wordt. Een goede planning is namelijk bijzonder belangrijk. Ook moet je doelstellingen en een doelgroep bepalen. Je krijgt daardoor ook beter inzicht in de kosten.

Maak een draaiboek

Het is belangrijk dat je eerst een draaiboek maakt. In het draaiboek wil je de volgende drie termen opnemen: wie, wat en wanneer. Dit zijn de sleutelwoorden van je succes. Verdeel de taken goed en zorg ervoor dat er een eindverantwoordelijke is. Iedereen die meewerkt aan de organisatie moet een kopie van het draaiboek hebben.

Budget bepalen

Wil je graag een evenement organiseren en ben je benieuwd naar de kosten? Dan is dat natuurlijk afhankelijk van je wensen. In eerste instantie kun je werken met een globale schatting en vervolgens kun je offerte-aanvragen indienen. Je kunt dan ook inzien of je schatting enigszins klopt. Het voorlopige budget kun je bijstellen indien dat nodig is.

De juiste locatie

Een toplocatie kost natuurlijk meer geld dan een B-locatie. De kosten van een evenement organiseren kunnen daardoor ook iets omhooggaan, maar het kan ook zorgen voor meer bezoekers die weer meer geld in het laatje brengen. Voordat je een locatie goedkeurt is het belangrijk dat je eerst zelf op de locatie kijkt. Zorg ervoor dat ook alle praktische aspecten aanwezig zijn.

Siteproductie

Als je een evenement wilt organiseren moet je ook rekening houden met de kosten voor siteproductie. Je kunt hierbij denken aan podia, licht, geluid, beveiliging, toiletten, tenten, podiumdecor, hekken, elektriciteit, water en de inrichting van het festivalterrein. Bovendien moet het festivalterrein schoon zijn en moet er voldoende personeel aanwezig. Zorg ervoor dat je dit goed budgetteert.

Entertainment

Artiesten en acts mogen natuurlijk niet ontbreken op een festival. Een goede locatie mag dan nog zo goed zijn, zonder de juiste artiesten zal er niemand op komen dagen. Naast artiesten en acts kun je ook nog voor andere vormen van entertainment kiezen. Hierbij kun je denken aan animaties of loungeruimtes. Ook hier zijn de nodige kosten mee gemoeid als je een evenement gaat organiseren.

Catering

Heerlijk eten en drinken mag ook niet ontbreken. Afhankelijk van de doelgroep en je doelstellingen kun je voor bepaalde cateraars kiezen. Probeer zoveel mogelijk te zorgen voor originele hapjes en zorg ervoor dat het bedrijf voldoet aan de Europese normen met betrekking tot opslag, transport, bereiding en het serveren van voeding.

Decoratie

Als je een evenement gaat organiseren moet je ook rekening houden met de kosten voor decoratie. Een leuk aangekleed festival trekt veel meer bezoekers. Ook dit dient weer afgestemd te worden op je doelgroep en de doelstellingen.

Audiovisuele techniek

Een goede dj kan natuurlijk niets zonder de juiste apparatuur. Zorg er daarom voor dat dit goed geregeld is. Je kunt de optredens ondersteunen met audiovisuele concepten zodat het echt een onvergetelijk evenement wordt. Wil je hierin geadviseerd worden? Dan helpen we jou natuurlijk graag.

Foto’s en video

Een aftermovie maken is een ook vorm van marketing. Het is belangrijk om je bezoekers te bedanken voor hun komst. Foto’s en video’s kunnen daar goed aan bijdragen. Natuurlijk zitten er kosten verbonden aan een foto- en videograaf, maar zij mogen natuurlijk niet ontbreken als je een evenement gaat organiseren.

Vergunningen

Als je een evenement wilt organiseren heb je vaak ook diverse vergunningen nodig. Daar zitten eventueel ook kosten aan verbonden. Je kunt hierbij denken aan een evenementenvergunning, auteursrechten en milieuvergunningen. Laat je hierover goed informeren.

Evenement organiseren? Besteed het uit!

Wil je graag een evenement organiseren en wil je een compleet kostenplaatje? Dan kun je natuurlijk contact met ons opnemen. Bepaalde taken waar wij in gespecialiseerd zijn kunnen we voor je uit handen nemen. We kunnen je een heldere en scherpe offerte aanbieden. Neem gerust contact met ons op voor de mogelijkheden. Wij zijn zowel telefonisch als per mail bereikbaar. Uiteraard kun je, op afspraak, ook bij ons langskomen op kantoor.