Event organiseren

Wil je graag een event organiseren? Dan zijn er natuurlijk verscheidene zaken waar je op kunt letten. In dit artikel lees je daar meer over.

Doelstelling formuleren

Als je een event wilt organiseren is het belangrijk dat je van tevoren een doestelling formuleert. Waarom wil je een event organiseren? Wil je netwerken, een bedrijfsopening organiseren of wil je geld verdienen met een evenement?

Doelgroep bepalen

Op basis van je doelstelling kun je ook een doelgroep formuleren. Welke mensen moeten naar het evenement komen? Zijn dit klanten en relaties vanuit je bedrijf? Of organiseer je een evenement voor consumenten?

Budget bepalen

Het is natuurlijk ook erg belangrijk om een budget te bepalen. Hoeveel geld wil je budgetteren voor het aankomende evenement? Je zult onder andere rekening moeten houden met de locatie, de artiesten en acts en de catering. Er zijn goedkopere locaties en minder bekende artiesten. Echter zijn er ook luxe locaties en bekende artiesten.

Datum bepalen

Als je een event wilt organiseren is het belangrijk dat je een bepaalde datum vaststelt. Probeer altijd rekening te houden met de verschillende vakantiedata. Ook wil je rekening houden met andere evenementen. Is er bijvoorbeeld belangrijke voetbalwedstrijd op televisie? Dan kunnen bepaalde heren wellicht afhaken. Spit de data daarom goed door en maak een goede keuze voor de datum van je evenement.

Locatie

Het is belangrijk dat je kiest voor een goede locatie. Hier moet niet alleen goed bereikbaar zijn, maar er moet ook voldoende parkeergelegenheid zijn. Het is natuurlijk ook prettig als mensen hiernaar toe kunnen reizen met het openbaar vervoer. Verder zal je nog moet nadenken over de capaciteit: hoeveel mensen verwacht je? Zorg ervoor dat de ruimte goed genoeg is. Wil je graag een goede locatie afhuren? Je kunt via ons meerdere offertes opvragen.

Programma samenstellen

Als je een event gaat organiseren is het belangrijk dat je een goed programma opstelt. Dat hangt weer samen met de doelstelling. Is het een bedrijfsevent en wil je graag kennis overdragen? Dan heb je natuurlijk een ander programma dan wanneer je een feest organiseert voor consumenten.

Catering

Eten en drinken is natuurlijk erg belangrijk: zowel bij een zakelijke aangelegenheid als bij een evenement voor consumenten. Ook hiervoor geldt: afhankelijk van je type feest kun je hier keuzes in maken. Je kunt dit op meerdere manieren aanpakken. Zo kun je bijvoorbeeld een eigen cateraar meenemen of je kunt dit op locatie laten verzorgen.

Entertainment

Entertainment is natuurlijk ook belangrijk. Dat is vooral het geval wanneer je een event gaat organiseren voor consumenten. Bekijk hier een overzicht van artiesten en acts die we voor jou beschikbaar hebben.

Uitnodiging

Je wilt natuurlijk ook dat mensen op jouw evenement afkomen. Daarom is een goede uitnodiging natuurlijk wel zo belangrijk. Is het een zakelijk event voor je klanten? Stuur hen dan een persoonlijke uitnodiging. Is dit een event voor consumenten? Dan kun je flyers laten maken en je evenement op andere manieren promoten.

Draaiboek

Een goede planning is bijzonder belangrijk. Daarom is het belangrijk dat je alle taken en werkzaamheden in een draaiboek vastlegt. Dat zorgt voor een goed overzicht. Zorg ervoor dat er iemand verantwoordelijk is, zodat hij of zij alles kan blijven aansturen.

Nazorg

Tot slot is het ook nog belangrijk om je gasten te bedanken voor het feest. Dat geldt niet alleen voor zakelijke events, maar ook voor events voor consumenten. Zo kun je bijvoorbeeld een aftermovie maken.

De organisatie uitbesteden?

Wil je graag een event laten organiseren? Neem dan gerust contact met ons op voor de mogelijkheden. Inmiddels hebben wij al talloze feesten en events georganiseerd. Je kunt ons telefonisch bereiken, maar je kunt ons ook per mail bereiken. Kom je liever langs op kantoor? Ook dat kan natuurlijk ook: de koffie wordt vers voor je gezet. We horen graag van je.